Guía
Cómo hacer el sitio web de una escuela: lista de comprobación
Una guía práctica para escuelas privadas, academias de idiomas y de refuerzo, escuelas infantiles y clubes: qué páginas buscan los padres, qué escribir en cada una y cómo evitar que todo se quede desfasado.
En esta guía
- 1. Para qué sirve la web de una escuela
- 2. Las páginas que buscan los padres
- 3. Mantenerla al día
- 4. Convertir visitas en consultas
- 5. Dominio, HTTPS y confianza
- 6. Idiomas, móvil, accesibilidad, velocidad
- 7. Aparecer en Google
- 8. Privacidad y RGPD: lo básico
- 9. Errores frecuentes
- 10. La lista de comprobación
- 11. Hacerlo con Edunation
- 12. Preguntas y respuestas
Antes de empezar: para qué sirve la web de una escuela
Esta guía es para las escuelas que tienen que ganarse a sus alumnos: escuelas privadas, academias de idiomas y de refuerzo, escuelas de música y de arte, escuelas infantiles y clubes deportivos. Para ustedes, el sitio web no es un folleto. Para la mayoría de las familias es el primer lugar donde les consultan, a menudo por la noche, en el móvil y con otras dos o tres escuelas abiertas en las pestañas de al lado.
Un buen sitio web escolar cumple tres funciones:
- 1 Responde a las preguntas de los padres antes de que tengan que hacerlas: qué enseñan, para qué edades, cuándo, dónde y a qué precio.
- 2 Convierte el interés en una consulta. Un padre o una madre que ya está decidido debe poder hacer una pregunta o reservar una clase de prueba en menos de un minuto.
- 3 Genera confianza con personas reales, fotos reales, una dirección real e información que se ve actualizada.
Todo lo que sigue se deriva de esas tres funciones. Un sitio pequeño que las cumple bien es mejor que uno grande que no lo hace. Si va justo de tiempo, empiece por las páginas de la primera parte de la lista y añada el resto más adelante.
Las páginas que buscan los padres
Los padres suelen buscar las mismas cosas y más o menos en el mismo orden. Estas son las páginas que merece la pena tener y lo que hace útil a cada una.
Página de inicio
Diga en una frase quiénes son, para quién y dónde. «Cursos de inglés para niños de 6 a 14 años, en el centro de la ciudad» le dice a un padre mucho más que «Bienvenidos a nuestra escuela». Debajo, muestre sus programas principales, un botón claro (reservar una clase de prueba o enviar una consulta) y su número de teléfono. La página de inicio es un indicador: manténgala breve y dirija a la gente a las páginas siguientes.
Consejo: Abra su página de inicio en el móvil. Si la primera pantalla no dice qué enseñan y cómo contactar con ustedes, reescríbala.
Programas y cursos
Dé a cada programa su propia ficha, siempre con los mismos datos: para quién es (edad o nivel), qué aprenderán los niños, con qué frecuencia y cuánto duran las clases, el tamaño del grupo, cuándo empieza y el precio o un enlace a los precios. Los padres comparan programas uno al lado del otro, así que una estructura coherente importa más que las descripciones largas.
Consejo: Evite los nombres internos. Los padres buscan «ajedrez para niños de 7 años», no «Junior Nivel A2».
Horario
Muestre cuándo se reúne cada grupo: día, hora, lugar o aula y profesor. Una tabla semanal en la página se lee mejor que un PDF, funciona en el móvil y los buscadores pueden leerla. Si el horario cambia cada trimestre, indique a qué trimestre corresponde.
Consejo: Si solo puede publicar una cosa con total fiabilidad, que sea esta. Una hora equivocada en la web le cuesta a una familia un viaje en balde, y a usted su confianza.
Profesores y equipo
Los padres eligen a las personas tanto como los programas. Basta con una foto, un nombre, lo que enseña cada persona y una o dos frases sobre su trayectoria. Pida permiso a cada profesor antes de publicar su foto y sus datos, y actualice la página cuando alguien se incorpore o se vaya.
Precios
Muchas escuelas no publican los precios para que la gente llame. En la práctica, muchos padres simplemente pasan a una escuela que sí los muestra. Publique al menos un precio de partida para cada programa, qué incluye (materiales, número de clases), cómo se paga (al mes, por trimestre, por curso) y los descuentos, por ejemplo para hermanos. Si un precio depende realmente de cada caso, explique de qué depende.
Consejo: Ponga el curso escolar junto a la lista de precios, para que nadie tenga que preguntarse si es la del año pasado.
Eventos y calendario
Jornadas de puertas abiertas, vacaciones, plazos de matrícula, conciertos y exámenes. Basta con una lista sencilla de próximas fechas; quite los eventos pasados o páselos a un archivo. Un calendario al que las familias puedan suscribirse desde el móvil (un enlace iCal) es un extra muy agradecido por las familias actuales.
Noticias
Con unas pocas publicaciones breves por trimestre es suficiente: un grupo nuevo que empieza, el resultado de una competición, una excursión. Las noticias demuestran que la escuela está viva. Una página de noticias cuya última publicación tiene dos años demuestra lo contrario, así que, si no puede mantenerla, es mejor no tenerla que dejarla abandonada.
Galería
Las fotos reales de sus aulas, materiales y clases dicen mucho más que cualquier foto de banco de imágenes. Basta con unas pocas fotos buenas y bien iluminadas. Redúzcalas de tamaño para la web y añada a cada una una breve descripción. Las fotos en las que se puede reconocer a los niños necesitan el consentimiento de sus padres (más sobre esto abajo).
Contacto y reserva de clase de prueba
Dirección con mapa, teléfono, correo electrónico, horario de atención y un formulario breve. Si ofrece clases de prueba, deles su propio formulario con solo los campos necesarios: la edad del niño, el programa y una forma de contactar con el padre o la madre. Después, enlácelo desde todas las páginas, no solo desde esta.
Consejo: Haga que el número de teléfono se pueda pulsar en el móvil, para que un padre pueda llamarle con un solo toque.
Preguntas frecuentes
Reúna las preguntas que su personal responde por teléfono cada semana. ¿Puede mi hijo incorporarse a mitad de curso? ¿Qué pasa si faltamos a una clase? ¿Dan clases en línea? ¿Cómo se paga? Responderlas en la web ahorra llamadas y tranquiliza a los padres que nunca llamarían para preguntar.
Política de privacidad
Explique qué datos personales recoge el sitio (mediante formularios, cookies o analítica), para qué, cuánto tiempo los conserva y con quién hay que contactar al respecto. En la UE es una obligación legal para los sitios que recogen datos personales, y cada vez más padres la buscan.
Mantenerla al día: donde fallan la mayoría de las webs escolares
La mayoría de los sitios web escolares no están mal el día en que se publican. Se estropean a lo largo del año siguiente: el horario todavía muestra septiembre, un profesor que ya se fue sigue en la página del equipo, los precios del año pasado siguen en línea y la última noticia es de hace dos primaveras.
Esto importa más que el diseño. Un padre que se presenta el martes a las cinco porque lo decía la web y descubre que el grupo se reúne los miércoles no se fiará de nada más de su sitio. La información desfasada también genera trabajo: cada dato erróneo se convierte en una llamada o en una conversación incómoda en recepción.
Hay dos formas de abordarlo. La primera es la disciplina: haga responsable a una persona y ponga un recordatorio periódico en el calendario para el inicio de cada trimestre y para cada cambio de precios. Tenga una lista breve de lo que hay que revisar: horario, precios, equipo, eventos y datos de contacto.
La segunda es dejar de guardar la misma información en dos sitios. Sus grupos, su horario, sus profesores y sus eventos ya están en algún lugar, a menudo en un sistema de gestión escolar o en una hoja de cálculo. Si el sitio web los lee de esa única fuente, se actualiza solo cuando usted los cambia. Esa es la idea de un sitio web alimentado por su sistema de gestión escolar: cambia el horario una vez y el sitio web, la app de los padres y los horarios de los profesores muestran lo mismo.
Convertir visitas en consultas
Un sitio web a través del cual nadie contacta con usted es un gasto, no un activo. Ponga fácil el contacto y trate con cuidado lo que llegue.
- Formularios breves. Pida solo lo que necesita para la primera respuesta: un nombre, un teléfono o correo electrónico, la edad del niño y el programa. Cada campo de más le hace perder a unos cuantos padres.
- Un siguiente paso claro en cada página. Un único botón principal, como «Reservar clase de prueba», en la cabecera y al final de cada programa.
- Responda rápido. Los padres suelen contactar con varias escuelas a la vez, y la primera que envía una respuesta útil tiene ventaja. Intente responder el mismo día laborable e indique cuándo pueden esperar noticias suyas.
- Guarde las consultas en un solo lugar. Los mensajes repartidos entre un buzón personal, las redes sociales y notas en papel se pierden. Reúnalos en una lista donde pueda ver quién ha recibido respuesta, quién vino a una clase de prueba y quién se matriculó.
- Pregunte cómo le encontraron. Una pregunta opcional en el formulario le muestra, con el tiempo, si las familias llegan por el sitio web, por recomendaciones o por las redes sociales.
Dominio, HTTPS y confianza
Un dominio propio (suescuela.com o la terminación de su país) transmite más solidez que un subdominio gratuito de un creador de webs. Es más fácil de decir por teléfono y de imprimir en un folleto, y sigue siendo suyo si más adelante cambia de proveedor. Regístrelo a nombre de la escuela, no a nombre de un empleado o de quien casualmente hizo la web, y guarde los datos de acceso donde la escuela pueda encontrarlos.
Todas las páginas deben cargarse por HTTPS, el candado de la barra de direcciones del navegador. Los navegadores avisan a los visitantes de los formularios en páginas no seguras, y un formulario de consulta es justo donde usted necesita su confianza. La mayoría de los alojamientos actuales incluyen certificados gratuitos; compruebe que el suyo se renueva automáticamente.
Las demás señales de confianza son sencillas: una dirección postal completa, un teléfono que alguien atiende, el nombre legal de la escuela (normalmente en el pie de página), fotos reales y un sitio que se nota cuidado.
Idiomas, móvil, accesibilidad y velocidad
Idiomas
Si sus familias hablan más de un idioma, o si está en una zona bilingüe o en una localidad turística, o enseña a alumnos extranjeros, ofrezca las páginas principales en cada idioma que usan sus familias. Una página bien traducida es mejor que un botón de traducción automática. Permita a los visitantes cambiar de idioma en todas las páginas y mantenga la misma estructura en cada versión.
Primero el móvil
Muchos padres solo verán su sitio web en el móvil. Revise cada página en una pantalla pequeña: texto legible sin ampliar, botones lo bastante grandes para pulsarlos, un horario que no se corte por un lado y el teléfono a un toque de distancia.
Accesibilidad
Un sitio web accesible es más fácil de usar para todos: suficiente contraste entre el texto y el fondo, encabezados reales en un orden lógico, textos de enlace que dicen adónde llevan en lugar de «haga clic aquí», descripciones en las imágenes y formularios con etiquetas visibles. No ponga información importante solo en una imagen o en un PDF.
Velocidad
Las páginas lentas pierden visitantes, sobre todo con datos móviles. Los culpables habituales son las fotos enormes tal como salen de la cámara, los carruseles y los complementos pesados. Reduzca y comprima sus imágenes (los formatos modernos como WebP ayudan), mantenga ligera la página de inicio y pruébela en un móvil con una conexión normal.
Aparecer en Google: lo básico
Nadie puede prometerle una posición en los resultados de búsqueda, y debería desconfiar de quien lo haga. Pero unos pocos aspectos básicos hacen que a Google le resulte mucho más fácil entender su sitio y mostrárselo a las familias de la zona.
- Un título y una descripción únicos para cada página. El título, de unos 50 a 60 caracteres, es el enlace azul de los resultados, por ejemplo «Clases de piano para niños | Nombre de la escuela, Ciudad». La descripción es el texto breve que aparece debajo: escríbala para un padre, no para un robot.
- Encabezados claros y texto real. Un encabezado principal por página y las palabras que realmente usan los padres: la materia, el grupo de edad, el barrio o la ciudad.
- Un mapa del sitio enumera sus páginas para que los buscadores las encuentren todas. La mayoría de las plataformas web lo crean por usted. Envíelo en Google Search Console, que es gratuito y además le muestra qué búsquedas llevan a la gente a su sitio.
- Los datos estructurados (marcado schema.org) describen su escuela, su dirección, sus eventos y sus preguntas en un formato que los buscadores leen directamente. Las buenas plataformas los añaden automáticamente.
- Perfil de Empresa en Google. En las búsquedas locales como «academia de inglés cerca de mí», su Perfil de Empresa gratuito importa tanto como el sitio web. Rellénelo por completo, elija categorías precisas, añada fotos y el horario de atención, enlace a su sitio web y responda a las reseñas.
- Los mismos datos en todas partes. Use el mismo nombre de escuela, la misma dirección y el mismo teléfono en su sitio web, su Perfil de Empresa, sus redes sociales y los directorios locales.
Más allá de eso, la mejor señal a largo plazo es un sitio web realmente útil y actualizado: programas reales, un horario real y páginas que responden a lo que buscan las familias.
Privacidad y RGPD: lo básico para sitios web escolares
Esta sección es información general, no asesoramiento jurídico. Las normas varían de un país a otro; para su caso concreto, consulte a un abogado o a la autoridad nacional de protección de datos.
- Un aviso de privacidad. Publique una política de privacidad que indique quién gestiona el sitio, qué datos recogen los formularios y para qué, cuánto tiempo los conserva y cómo se puede pedir su eliminación. Enlácela desde el pie de página y desde cada formulario.
- Formularios que recojan solo lo necesario. Una primera consulta no necesita fecha de nacimiento, domicilio ni información de salud.
- Un aviso de cookies solo si lo necesita. Un sitio sin analítica ni seguimiento publicitario no suele necesitar un aviso de consentimiento para las cookies estrictamente necesarias. Si añade Google Analytics, el píxel de Meta o algo similar, pida el consentimiento antes de que se carguen y haga que rechazar sea tan fácil como aceptar.
- Fotos de niños. Obtenga el consentimiento por escrito de los padres antes de publicar fotos o vídeos en los que se pueda reconocer a los niños, y retírelos enseguida si se retira el consentimiento. No ponga el nombre completo de los niños junto a sus fotos. Las fotos de espaldas, unas manos trabajando o un aula vacía suelen contar la historia igual de bien.
- Contenido incrustado. Los mapas, los vídeos y los widgets de redes sociales pueden instalar sus propias cookies. Cárguelos solo después de un clic, o inclúyalos en su política de privacidad y en su aviso de consentimiento.
Errores frecuentes que conviene evitar
Información desfasada.
El horario, los precios o el equipo del año pasado. Es el error más frecuente y el que más daño hace.
Ningún precio.
Los padres que comparan escuelas suelen descartar la que les obliga a llamar para enterarse.
Información importante solo en un PDF o una imagen.
Difícil de leer en el móvil, invisible para los buscadores y, normalmente, lo primero que se queda desfasado.
Solo un formulario de contacto.
Algunos padres prefieren llamar o enviar un mensaje. Muestre también el teléfono y el correo electrónico.
Fotos de banco de imágenes.
Modelos sonrientes en un aula genérica no les dicen nada a los padres sobre su escuela.
Textos copiados o genéricos.
Los buscadores tienen pocos motivos para mostrar un texto que ya existe en otro sitio, y los padres notan cuando una descripción podría valer para cualquier escuela.
Un sitio web sin responsable.
Si nadie se encarga de mantenerlo al día, nadie lo hará.
Redes sociales en lugar de un sitio web.
Las publicaciones son ideales para el día a día, pero se pierden al desplazarse. El horario, los precios y los datos de contacto deben estar en una página que los padres encuentren en segundos.
La lista de comprobación
Repásela antes de publicar y de nuevo al inicio de cada trimestre. Marque las casillas a medida que avance.
Hacerlo con Edunation
Edunation es un software de gestión escolar que incluye un creador de sitios web para escuelas. Se creó para el problema descrito arriba: el sitio web lee sus programas, su horario, sus profesores, sus eventos y sus noticias directamente de Edunation, así que, cuando mueve una clase o abre un grupo nuevo, el sitio web cambia con ello. Las consultas y las solicitudes de clase de prueba del sitio llegan a Edunation, junto al resto del trabajo de su escuela.
Lo configura usted mismo: elige un diseño, añade sus textos y fotos, conecta su propio dominio y publica en los idiomas que hablan sus familias. HTTPS, el mapa del sitio, los títulos de página, los datos estructurados y una plantilla de política de privacidad vienen incluidos, y el aviso de cookies solo aparece si añade analítica.
El sitio web es un complemento de un plan de Edunation por €20 al mes o €200 al año, y viene incluido en el plan Institution. Si solo necesita el sitio web, el plan Website cuesta €20 al mes (€200 al año). Puede probarlo gratis durante los 14 días de prueba.
Greenfield es una escuela ficticia, así que puede navegar por ella con total libertad.
Preguntas y respuestas
¿Cuánto cuesta el sitio web de una escuela?
Depende sobre todo de si paga a alguien para que haga una web a medida o si usa un creador de webs. En cualquier caso, cuente con el nombre de dominio (una pequeña cuota anual), el alojamiento y el tiempo necesario para mantener el sitio al día, que a menudo es el mayor coste de todos. Con Edunation, el sitio web cuesta €20 al mes como complemento, o €20 al mes con el plan Website si solo necesita el sitio web.
¿Cuánto se tarda en hacer el sitio web de una escuela?
Con un creador moderno, la parte técnica se puede hacer en un día. Lo que lleva tiempo es el contenido: descripciones de los programas, precios, fotos y biografías de los profesores. Reúna eso primero con la lista de arriba y el sitio en sí se monta enseguida.
¿Qué es lo mínimo que necesita una escuela o un club pequeño?
Una página de inicio, programas con edades y precios, un horario, una página de contacto con formulario y una política de privacidad. Añada una página del equipo, eventos, noticias y una galería cuando pueda mantenerlos al día.
¿Contratamos a un diseñador web o usamos un creador de webs?
Un diseñador tiene sentido si necesita una imagen muy propia y dispone de presupuesto para cambios posteriores. Para la mayoría de las escuelas pequeñas, un creador de webs es más fácil de mantener al día porque el propio personal puede actualizarlo. Elija lo que elija, asegúrese de que el dominio es de la escuela y de que puede cambiar el horario y los precios sin ayuda externa.
¿Basta con una página de Facebook o Instagram?
Las redes sociales están bien para mostrar el día a día de la escuela, pero las publicaciones se pierden con el desplazamiento y no todos los padres usan la misma red. Un sitio web le da una dirección permanente para los programas, el horario, los precios y los datos de contacto, y es lo que Google muestra en la mayoría de las búsquedas. Use ambos y enlácelos entre sí.
¿Necesita el sitio web de una escuela un aviso de cookies?
Por lo general, solo si el sitio usa cookies que no son estrictamente necesarias, como las de analítica o los píxeles publicitarios. Un sitio sin ellas no suele necesitar aviso, pero sí necesita una política de privacidad si recoge datos personales mediante formularios. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.