Gids
Een schoolwebsite maken: een checklist
Een praktische gids voor particuliere scholen, taal- en bijlesinstituten, kinderopvang en verenigingen: welke pagina's ouders zoeken, wat u op elke pagina schrijft en hoe u voorkomt dat het geheel veroudert.
In deze gids
- 1. Waar een schoolwebsite voor dient
- 2. De pagina's die ouders zoeken
- 3. Actueel blijven
- 4. Van bezoek naar aanvraag
- 5. Domein, HTTPS en vertrouwen
- 6. Talen, mobiel, toegankelijkheid, snelheid
- 7. Gevonden worden in Google
- 8. Basis van privacy en AVG
- 9. Veelgemaakte fouten
- 10. De checklist
- 11. Zo doet u het met Edunation
- 12. Vragen en antwoorden
Voordat u begint: waar een schoolwebsite voor dient
Deze gids is bedoeld voor scholen die hun eigen leerlingen moeten werven: particuliere scholen, taal- en bijlesinstituten, muziek- en kunstscholen, kinderopvang en sportverenigingen. Voor u is de website geen brochure. Voor de meeste gezinnen is het de eerste plek waar ze u bekijken, vaak 's avonds, op een telefoon, met twee of drie andere scholen open in de tabbladen ernaast.
Een goede schoolwebsite doet drie dingen:
- 1 Hij beantwoordt de vragen van ouders voordat ze die hoeven te stellen: wat u lesgeeft, voor welke leeftijden, wanneer, waar en voor welke prijs.
- 2 Hij zet interesse om in een aanvraag. Een ouder die er klaar voor is, moet binnen een minuut een vraag kunnen stellen of een proefles kunnen plannen.
- 3 Hij wekt vertrouwen met echte mensen, echte foto's, een echt adres en informatie die zichtbaar actueel is.
Alles hieronder volgt uit die drie taken. Een kleine site die ze goed uitvoert, is beter dan een grote die dat niet doet. Heeft u weinig tijd? Begin dan met de pagina's uit het eerste deel van de checklist en voeg de rest later toe.
De pagina's die ouders zoeken
Ouders zoeken meestal naar dezelfde dingen, in ongeveer dezelfde volgorde. Dit zijn de pagina's die de moeite waard zijn, en wat elke pagina nuttig maakt.
Homepage
Zeg in één zin wie u bent, voor wie en waar. “Engelse les voor kinderen van 6 tot 14 jaar, in het centrum” vertelt een ouder veel meer dan “Welkom op onze school”. Toon daaronder uw belangrijkste programma's, één duidelijke knop (plan een proefles, of stuur een aanvraag) en uw telefoonnummer. De homepage is een wegwijzer: houd hem kort en verwijs mensen naar de pagina's eronder.
Tip: Open uw homepage op een telefoon. Staat op het eerste scherm niet wat u lesgeeft en hoe men contact opneemt? Herschrijf hem dan.
Programma's en cursussen
Geef elk programma een eigen vermelding met telkens dezelfde gegevens: voor wie het is (leeftijd of niveau), wat kinderen leren, hoe vaak en hoe lang de lessen zijn, de groepsgrootte, wanneer het begint en de prijs of een link naar de prijzen. Ouders vergelijken programma's naast elkaar, dus een consequente opbouw is belangrijker dan lange beschrijvingen.
Tip: Vermijd interne namen. Ouders zoeken op “schaken voor 7-jarigen”, niet op “Junior niveau A2”.
Rooster
Laat zien wanneer elke groep samenkomt: dag, tijd, locatie of lokaal en docent. Een weekoverzicht op de pagina leest makkelijker dan een PDF, werkt op telefoons en is leesbaar voor zoekmachines. Verandert het rooster per periode? Vermeld dan voor welke periode het geldt.
Tip: Als u maar één ding betrouwbaar publiceert, laat het dit dan zijn. Een verkeerde tijd op de website kost een gezin een vergeefse rit, en kost u hun vertrouwen.
Docenten en team
Ouders kiezen net zo goed voor mensen als voor programma's. Een foto, een naam, wat iemand lesgeeft en een paar zinnen over diens achtergrond zijn genoeg. Vraag elke docent om toestemming voordat u foto en gegevens publiceert, en werk de pagina bij als mensen komen of vertrekken.
Prijzen
Veel scholen laten de prijzen weg, zodat mensen bellen. In de praktijk gaan veel ouders gewoon door naar een school die ze wel toont. Publiceer per programma ten minste een vanafprijs, wat erbij inbegrepen is (materiaal, aantal lessen), hoe betalen werkt (per maand, per periode, per jaar) en eventuele kortingen, bijvoorbeeld voor broers en zussen. Hangt een prijs echt van de situatie af? Leg dan uit waarvan.
Tip: Zet het schooljaar bij de prijslijst, zodat niemand zich hoeft af te vragen of het die van vorig jaar is.
Evenementen en agenda
Open dagen, vakanties, inschrijfdeadlines, concerten en examens. Een eenvoudige lijst met komende data is genoeg; verwijder voorbije evenementen of zet ze in een archief. Een agenda waarop gezinnen zich via hun telefoon kunnen abonneren (een iCal-feed) is een welkome extra voor huidige gezinnen.
Nieuws
Een paar korte berichten per periode is ruim voldoende: een nieuwe groep die start, een wedstrijduitslag, een schoolreisje. Nieuws laat zien dat de school leeft. Een nieuwspagina waarvan het laatste bericht twee jaar oud is, laat het tegenovergestelde zien. Kunt u het niet bijhouden, laat de pagina dan liever weg dan dat hij veroudert.
Galerij
Echte foto's van uw lokalen, materialen en lessen zeggen meer dan stockfoto's ooit kunnen. Een handvol goede, goed belichte foto's is genoeg. Verklein ze voor het web en geef elke foto een korte beschrijving. Voor foto's waarop kinderen herkenbaar zijn, is toestemming van hun ouders nodig (daarover hieronder meer).
Contact en proefles plannen
Adres met kaart, telefoonnummer, e-mailadres, openingstijden en een kort formulier. Biedt u proeflessen aan? Geef ze dan een eigen formulier met alleen de velden die u nodig heeft: de leeftijd van het kind, het programma en een manier om de ouder te bereiken. Link er vervolgens vanaf elke pagina naartoe, niet alleen vanaf deze.
Tip: Maak het telefoonnummer aantikbaar op telefoons, zodat een ouder u met één tik kan bellen.
Veelgestelde vragen
Verzamel de vragen die uw medewerkers elke week aan de telefoon beantwoorden. Kan mijn kind halverwege het jaar instromen? Wat gebeurt er als we een les missen? Geeft u ook online les? Hoe betalen we? Door ze op de website te beantwoorden, bespaart u telefoontjes en stelt u de ouders gerust die nooit zouden bellen om het te vragen.
Privacybeleid
Leg uit welke persoonsgegevens de site verzamelt (via formulieren, cookies of analyse), waarom, hoe lang u ze bewaart en met wie men hierover contact kan opnemen. In de EU is dit wettelijk verplicht voor een site die persoonsgegevens verzamelt, en ouders letten er steeds vaker op.
Actueel blijven: waar de meeste schoolwebsites misgaan
De meeste schoolwebsites zijn niet slecht op de dag dat ze live gaan. Ze worden slecht in het jaar daarna: het rooster toont nog september, een vertrokken docent staat nog op de teampagina, de prijzen van vorig jaar staan nog online en het laatste nieuws is van twee voorjaren geleden.
Dit weegt zwaarder dan het ontwerp. Een ouder die dinsdag om vijf uur voor de deur staat omdat de website dat zei, en dan merkt dat de groep op woensdag samenkomt, vertrouwt niets meer op uw site. Verouderde informatie levert bovendien werk op: elk verkeerd detail wordt een telefoontje of een ongemakkelijk gesprek bij de receptie.
Er zijn twee manieren om hiermee om te gaan. De eerste is discipline: maak één persoon verantwoordelijk en zet een terugkerende herinnering in de agenda voor het begin van elke periode en voor elke prijswijziging. Houd een korte lijst bij van wat u controleert: rooster, prijzen, team, evenementen en contactgegevens.
De tweede is om dezelfde informatie niet langer op twee plekken bij te houden. Uw groepen, rooster, docenten en evenementen staan al ergens, vaak in een schoolbeheersysteem of een spreadsheet. Haalt de website ze uit die ene bron, dan werkt hij zichzelf bij zodra u ze wijzigt. Dat is het idee achter een website die gevoed wordt door uw schoolbeheersysteem: u wijzigt het rooster één keer, en de website, de app voor ouders en de roosters van docenten tonen allemaal hetzelfde.
Van bezoek naar aanvraag
Een website waarlangs niemand contact met u opneemt, is een kostenpost, geen aanwinst. Maak contact opnemen makkelijk en ga zorgvuldig om met wat er binnenkomt.
- Korte formulieren. Vraag alleen wat u nodig heeft voor het eerste antwoord: een naam, een telefoonnummer of e-mailadres, de leeftijd van het kind en het programma. Elk extra veld kost u een paar ouders.
- Eén duidelijke volgende stap op elke pagina. Eén hoofdknop, zoals “Plan een proefles”, in de kop en aan het eind van elk programma.
- Antwoord snel. Ouders benaderen vaak meerdere scholen tegelijk, en wie als eerste een nuttig antwoord stuurt, heeft een voorsprong. Streef ernaar op dezelfde werkdag te antwoorden, en laat mensen weten wanneer ze iets van u kunnen verwachten.
- Houd aanvragen op één plek bij. Berichten verspreid over een persoonlijke inbox, sociale media en briefjes raken zoek. Verzamel ze in één lijst waarin u ziet wie een antwoord heeft gekregen, wie een proefles heeft gevolgd en wie zich heeft ingeschreven.
- Vraag hoe men u heeft gevonden. Eén optionele vraag op het formulier laat u na verloop van tijd zien of gezinnen via de website, via aanbevelingen of via sociale media komen.
Domein, HTTPS en vertrouwen
Een eigen domein (uwschool.nl, of de extensie van uw land) oogt gevestigder dan een gratis subdomein van een websitebouwer. Het is makkelijker te noemen aan de telefoon en te drukken op een flyer, en het blijft van u als u later van aanbieder wisselt. Registreer het op naam van de school, niet op naam van een medewerker of van degene die toevallig de site heeft gebouwd, en bewaar de inloggegevens waar de school ze kan vinden.
Elke pagina moet via HTTPS laden, het slotje in de adresbalk van de browser. Browsers waarschuwen bezoekers voor formulieren op pagina's die niet beveiligd zijn, en een aanvraagformulier is precies de plek waar u hun vertrouwen nodig heeft. De meeste moderne hosting bevat gratis certificaten; controleer of het uwe automatisch wordt vernieuwd.
De andere tekenen van vertrouwen zijn eenvoudig: een volledig adres, een telefoonnummer dat iemand opneemt, de officiële naam van de school (meestal in de footer), echte foto's en een site die zichtbaar wordt onderhouden.
Talen, mobiel, toegankelijkheid en snelheid
Talen
Spreken uw gezinnen meer dan één taal, zit u in een tweetalige regio of een toeristische plaats, of geeft u les aan leerlingen uit het buitenland? Bied de belangrijkste pagina's dan aan in elke taal die uw gezinnen gebruiken. Een goed vertaalde pagina is beter dan een knop voor automatische vertaling. Laat bezoekers op elke pagina van taal wisselen en houd in elke versie dezelfde opbouw aan.
Mobiel eerst
Veel ouders zien uw website alleen ooit op een telefoon. Controleer elke pagina op een klein scherm: tekst leesbaar zonder inzoomen, knoppen groot genoeg om aan te tikken, een rooster dat niet aan de zijkant wordt afgesneden en een telefoonnummer op één tik afstand.
Toegankelijkheid
Een toegankelijke website is voor iedereen makkelijker te gebruiken: voldoende contrast tussen tekst en achtergrond, echte koppen in een logische volgorde, linkteksten die zeggen waar ze naartoe leiden in plaats van “klik hier”, beschrijvingen bij afbeeldingen en formulieren met zichtbare labels. Zet belangrijke informatie nooit alleen in een afbeelding of een PDF.
Snelheid
Trage pagina's kosten bezoekers, vooral via mobiele data. De gebruikelijke boosdoeners zijn enorme foto's rechtstreeks uit de camera, sliders en zware plug-ins. Verklein en comprimeer uw afbeeldingen (moderne formaten zoals WebP helpen), houd de homepage licht en test hem op een telefoon met een gewone verbinding.
Gevonden worden in Google: de basis
Niemand kan u een positie in de zoekresultaten beloven, en wees op uw hoede voor wie dat wel doet. Maar met een paar basisregels wordt het voor Google veel makkelijker om uw site te begrijpen en aan gezinnen in de buurt te tonen.
- Een unieke titel en beschrijving voor elke pagina. De titel, ongeveer 50 tot 60 tekens, is de blauwe link in de resultaten, bijvoorbeeld “Pianoles voor kinderen | Naam school, Plaats”. De beschrijving is de korte tekst eronder: schrijf die voor een ouder, niet voor een robot.
- Duidelijke koppen en echte tekst. Eén hoofdkop per pagina, en de woorden die ouders echt gebruiken: het vak, de leeftijdsgroep, de wijk of plaats.
- Een sitemap geeft een overzicht van uw pagina's, zodat zoekmachines ze allemaal kunnen vinden. De meeste websiteplatforms maken er een voor u aan. Dien hem in bij Google Search Console; dat is gratis en laat u ook zien via welke zoekopdrachten mensen op uw site komen.
- Gestructureerde gegevens (schema.org-opmaak) beschrijven uw school, adres, evenementen en vragen in een formaat dat zoekmachines direct lezen. Goede platforms voegen ze automatisch toe.
- Google Bedrijfsprofiel. Bij lokale zoekopdrachten zoals “Engelse les in de buurt” telt uw gratis Bedrijfsprofiel net zo zwaar als de website. Vul het volledig in, kies kloppende categorieën, voeg foto's en openingstijden toe, link naar uw website en reageer op reviews.
- Overal dezelfde gegevens. Gebruik dezelfde schoolnaam, hetzelfde adres en telefoonnummer op uw website, uw Bedrijfsprofiel, uw sociale media en in lokale bedrijvengidsen.
Verder is het beste signaal op de lange termijn een website die echt nuttig en actueel is: echte programma's, een echt rooster en pagina's die antwoord geven op waar gezinnen naar zoeken.
Basis van privacy en AVG voor schoolwebsites
Deze sectie is algemene informatie, geen juridisch advies. De regels verschillen per land; vraag voor uw eigen situatie een jurist of de nationale toezichthouder voor gegevensbescherming.
- Een privacyverklaring. Publiceer een privacybeleid dat vermeldt wie de site beheert, welke gegevens de formulieren verzamelen en waarom, hoe lang u ze bewaart en hoe mensen kunnen vragen ze te verwijderen. Link ernaar vanuit de footer en vanuit elk formulier.
- Formulieren die alleen vragen wat u nodig heeft. Voor een eerste aanvraag zijn geen geboortedatum, woonadres of gezondheidsgegevens nodig.
- Alleen een cookiebanner als u die nodig heeft. Een site zonder analyse of advertentietracking heeft voor strikt noodzakelijke cookies doorgaans geen toestemmingsbanner nodig. Voegt u Google Analytics, de Meta Pixel of iets vergelijkbaars toe, vraag dan toestemming voordat die laden, en maak weigeren net zo makkelijk als accepteren.
- Foto's van kinderen. Vraag ouders schriftelijk om toestemming voordat u foto's of video's publiceert waarop kinderen herkenbaar zijn, en verwijder ze direct als de toestemming wordt ingetrokken. Zet geen volledige namen van kinderen bij hun foto's. Foto's van achteren, handen aan het werk of een leeg lokaal vertellen het verhaal vaak net zo goed.
- Ingesloten inhoud. Kaarten, video's en widgets van sociale media kunnen hun eigen cookies plaatsen. Laad ze pas na een klik, of neem ze op in uw privacybeleid en toestemmingsbanner.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
Verouderde informatie.
Het rooster, de prijzen of het team van vorig jaar. De meest gemaakte fout, en de schadelijkste.
Helemaal geen prijzen.
Ouders die scholen vergelijken, slaan vaak de school over waarvoor ze moeten bellen om het te weten te komen.
Belangrijke informatie alleen in een PDF of afbeelding.
Lastig te lezen op een telefoon, onzichtbaar voor zoekmachines en meestal het eerste wat veroudert.
Alleen een contactformulier.
Sommige ouders bellen liever of sturen liever een bericht. Toon ook het telefoonnummer en e-mailadres.
Stockfoto's.
Lachende modellen in een willekeurig klaslokaal vertellen ouders niets over uw school.
Gekopieerde of algemene tekst.
Zoekmachines hebben weinig reden om een tekst te tonen die al elders bestaat, en ouders merken het als een beschrijving bij elke school zou passen.
Een website waar niemand eigenaar van is.
Als niemand verantwoordelijk is voor het actueel houden, doet niemand het.
Sociale media in plaats van een website.
Berichten zijn prima voor het dagelijkse leven, maar ze scrollen weg. Het rooster, de prijzen en de contactgegevens horen op een pagina die ouders binnen enkele seconden vinden.
De checklist
Loop hem door voordat u live gaat, en opnieuw aan het begin van elke periode. Vink de vakjes af terwijl u bezig bent.
Zo doet u het met Edunation
Edunation is software voor schoolbeheer, inclusief een websitebouwer voor scholen. Hij is gemaakt voor het probleem dat hierboven is beschreven: de website haalt uw programma's, rooster, docenten, evenementen en nieuws rechtstreeks uit Edunation, dus als u een les verplaatst of een nieuwe groep opent, verandert de website mee. Aanvragen en verzoeken om een proefles via de site komen binnen in Edunation, naast de rest van het werk van uw school.
U richt het zelf in: kies een ontwerp, voeg uw teksten en foto's toe, koppel uw eigen domein en publiceer in de talen die uw gezinnen spreken. HTTPS, een sitemap, paginatitels, gestructureerde gegevens en een sjabloon voor het privacybeleid zijn ingebouwd, en een cookiebanner verschijnt alleen als u analyse toevoegt.
De website is een uitbreiding op een Edunation-pakket voor €20 per maand of €200 per jaar, en zit inbegrepen bij het Institution-pakket. Heeft u alleen de website nodig? Het Website-pakket kost €20 per maand (€200 per jaar). U kunt het gratis proberen tijdens de proefperiode van 14 dagen.
Greenfield is een verzonnen school, dus u kunt vrij rondklikken.
Vragen en antwoorden
Wat kost een schoolwebsite?
Dat hangt vooral af van of u iemand betaalt om een site op maat te bouwen, of een websitebouwer gebruikt. Hoe dan ook: reken op kosten voor de domeinnaam (een klein jaarbedrag), hosting en de tijd die het kost om de site actueel te houden, vaak de grootste kostenpost van allemaal. Met Edunation kost de website €20 per maand als uitbreiding, of €20 per maand met het Website-pakket als u alleen de website nodig heeft.
Hoe lang duurt het om een schoolwebsite te maken?
Met een moderne websitebouwer is het technische deel in een dag klaar. Wat tijd kost, is de inhoud: beschrijvingen van programma's, prijzen, foto's en bio's van docenten. Verzamel die eerst aan de hand van de checklist hierboven, dan staat de site zelf snel.
Wat heeft een kleine school of vereniging minimaal nodig?
Een homepage, programma's met leeftijden en prijzen, een rooster, een contactpagina met formulier en een privacybeleid. Voeg een teampagina, evenementen, nieuws en een galerij toe zodra u die actueel kunt houden.
Moeten we een webdesigner inhuren of een websitebouwer gebruiken?
Een designer is zinvol als u een onderscheidende uitstraling wilt en budget heeft voor latere wijzigingen. Voor de meeste kleine scholen is een websitebouwer makkelijker actueel te houden, omdat medewerkers hem zelf kunnen bijwerken. Wat u ook kiest: zorg dat de school eigenaar is van het domein en het rooster en de prijzen zonder hulp van buitenaf kan aanpassen.
Is een Facebook- of Instagrampagina genoeg?
Sociale media zijn goed om het dagelijkse schoolleven te laten zien, maar berichten scrollen weg en niet elke ouder gebruikt hetzelfde netwerk. Een website geeft u een vast adres voor programma's, rooster, prijzen en contactgegevens, en is wat Google bij de meeste zoekopdrachten toont. Gebruik beide, en link ze naar elkaar.
Heeft een schoolwebsite een cookiebanner nodig?
Doorgaans alleen als de site cookies gebruikt die niet strikt noodzakelijk zijn, zoals analyse- of advertentiepixels. Een site zonder die cookies heeft meestal geen banner nodig, maar wel een privacybeleid als hij via formulieren persoonsgegevens verzamelt. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.