Guia
Como criar o site de uma escola: uma lista de verificação
Um guia prático para escolas privadas, escolas de línguas, centros de explicações, jardins de infância e clubes: que páginas os pais procuram, o que escrever em cada uma e como evitar que tudo fique desatualizado.
Neste guia
- 1. Para que serve o site de uma escola
- 2. As páginas que os pais procuram
- 3. Mantê-lo atualizado
- 4. Transformar visitas em pedidos de informação
- 5. Domínio, HTTPS e confiança
- 6. Idiomas, telemóvel, acessibilidade, velocidade
- 7. Ser encontrado no Google
- 8. Noções básicas de privacidade e RGPD
- 9. Erros comuns
- 10. A lista de verificação
- 11. Fazê-lo com o Edunation
- 12. Perguntas e respostas
Antes de começar: para que serve o site de uma escola
Este guia destina-se a escolas que têm de conquistar os seus próprios alunos: escolas privadas, escolas de línguas e centros de explicações, escolas de música e de artes, jardins de infância e clubes desportivos. Para si, o site não é uma brochura. Para a maioria das famílias, é o primeiro sítio onde o avaliam, muitas vezes à noite, no telemóvel, com duas ou três outras escolas abertas nos separadores ao lado.
Um bom site escolar cumpre três funções:
- 1 Responde às perguntas dos pais antes de terem de as fazer: o que ensina, para que idades, quando, onde e por quanto.
- 2 Transforma o interesse num pedido de informação. Um encarregado de educação decidido deve conseguir fazer uma pergunta ou marcar uma aula experimental em menos de um minuto.
- 3 Gera confiança com pessoas reais, fotografias reais, uma morada real e informação visivelmente atual.
Tudo o que se segue decorre destas três funções. Um site pequeno que as cumpre bem é melhor do que um grande que não as cumpre. Se tiver pouco tempo, comece pelas páginas da primeira parte da lista e acrescente as restantes mais tarde.
As páginas que os pais procuram
Os pais costumam procurar as mesmas coisas, mais ou menos pela mesma ordem. Estas são as páginas que vale a pena ter e o que torna cada uma útil.
Página inicial
Diga numa frase quem é, para quem e onde. "Cursos de inglês para crianças dos 6 aos 14 anos, no centro da cidade" diz muito mais a um encarregado de educação do que "Bem-vindo à nossa escola". Logo abaixo, mostre os seus principais programas, um botão claro (marcar uma aula experimental ou enviar um pedido de informação) e o seu número de telefone. A página inicial é uma placa de sinalização: mantenha-a curta e encaminhe as pessoas para as páginas seguintes.
Dica: Abra a sua página inicial num telemóvel. Se o primeiro ecrã não disser o que ensina e como entrar em contacto, reescreva-a.
Programas e cursos
Dê a cada programa a sua própria entrada, sempre com os mesmos dados: a quem se destina (idade ou nível), o que as crianças vão aprender, com que frequência e duração são as aulas, o tamanho do grupo, quando começa e o preço ou uma ligação para os preços. Os pais comparam programas lado a lado, por isso uma apresentação coerente importa mais do que descrições longas.
Dica: Evite nomes internos. Os pais pesquisam "xadrez para crianças de 7 anos", não "Junior Level A2".
Horário
Mostre quando se reúne cada grupo: dia, hora, local ou sala e professor. Uma tabela semanal na página é mais fácil de ler do que um PDF, funciona nos telemóveis e pode ser lida pelos motores de pesquisa. Se o horário mudar de período para período, indique a que período se refere.
Dica: Se só publicar uma coisa com rigor, que seja esta. Uma hora errada no site custa a uma família uma deslocação em vão, e custa-lhe a si a confiança dela.
Professores e equipa
Os pais escolhem pessoas tanto quanto programas. Uma fotografia, um nome, o que cada pessoa ensina e uma ou duas frases sobre o seu percurso chegam. Peça autorização a cada professor antes de publicar a fotografia e os dados, e atualize a página quando alguém entra ou sai.
Preços
Muitas escolas não mostram os preços para que as pessoas liguem. Na prática, muitos pais passam simplesmente para uma escola que os mostra. Publique pelo menos um preço de partida para cada programa, o que inclui (materiais, número de aulas), como funciona o pagamento (mensal, por período, anual) e eventuais descontos, por exemplo para irmãos. Se um preço depender mesmo de cada caso, explique de que depende.
Dica: Ponha o ano letivo junto à tabela de preços, para que ninguém fique a pensar se é a do ano passado.
Eventos e calendário
Dias abertos, férias, prazos de inscrição, concertos e exames. Uma lista simples das próximas datas basta; retire os eventos passados ou mova-os para um arquivo. Um calendário que as famílias podem subscrever no telemóvel (um feed iCal) é um extra bem-vindo para as famílias atuais.
Notícias
Algumas publicações curtas por período chegam perfeitamente: um novo grupo que começa, o resultado de uma competição, uma visita de estudo. As notícias mostram que a escola está viva. Uma página de notícias cuja última publicação tem dois anos mostra o contrário; por isso, se não a conseguir manter, mais vale não a ter do que deixá-la parada.
Galeria
Fotografias reais das suas salas, materiais e aulas dizem mais do que qualquer banco de imagens. Um punhado de boas fotografias, bem iluminadas, é suficiente. Redimensione-as para a web e dê a cada uma uma breve descrição. As fotografias em que as crianças possam ser reconhecidas precisam do consentimento dos pais (mais sobre isso abaixo).
Contacto e marcação de aula experimental
Morada com mapa, número de telefone, email, horário de funcionamento e um formulário curto. Se oferece aulas experimentais, dê-lhes um formulário próprio, só com os campos necessários: a idade da criança, o programa e uma forma de contactar o encarregado de educação. Depois, coloque uma ligação para ele em todas as páginas, não só nesta.
Dica: Torne o número de telefone clicável nos telemóveis, para que um encarregado de educação lhe possa ligar com um toque.
Perguntas frequentes
Reúna as perguntas a que a sua equipa responde ao telefone todas as semanas. O meu filho pode entrar a meio do ano? O que acontece se faltarmos a uma aula? Dão aulas online? Como pagamos? Responder-lhes no site poupa chamadas e tranquiliza os pais que nunca ligariam a perguntar.
Política de privacidade
Explique que dados pessoais o site recolhe (através de formulários, cookies ou ferramentas de análise), porquê, durante quanto tempo os guarda e a quem se dirigir sobre o assunto. Na UE, é uma obrigação legal para um site que recolhe dados pessoais, e os pais procuram-na cada vez mais.
Mantê-lo atualizado: onde falha a maioria dos sites escolares
A maioria dos sites escolares não é má no dia em que fica online. Piora ao longo do ano seguinte: o horário ainda mostra setembro, um professor que saiu continua na página da equipa, os preços do ano passado continuam online e a última notícia é de há duas primaveras.
Isto importa mais do que o design. Um encarregado de educação que aparece na terça-feira às cinco porque o site o dizia, para descobrir que o grupo se reúne às quartas, não vai confiar em mais nada no seu site. A informação desatualizada também gera trabalho: cada pormenor errado torna-se um telefonema ou uma conversa constrangedora na receção.
Há duas formas de lidar com isto. A primeira é a disciplina: torne uma pessoa responsável e crie um lembrete recorrente no calendário para o início de cada período e para cada alteração de preços. Tenha uma pequena lista do que verificar: horário, preços, equipa, eventos e contactos.
A segunda é deixar de guardar a mesma informação em dois sítios. Os seus grupos, horário, professores e eventos já estão guardados algures, muitas vezes num sistema de gestão escolar ou numa folha de cálculo. Se o site os ler dessa única fonte, atualiza-se sozinho quando os altera. É essa a ideia de um site alimentado pelo seu sistema de gestão escolar: altera o horário uma vez e o site, a aplicação dos pais e os horários dos professores mostram todos o mesmo.
Transformar visitas em pedidos de informação
Um site através do qual ninguém o contacta é um custo, não um trunfo. Facilite o contacto e trate com cuidado o que chega.
- Formulários curtos. Peça apenas o que precisa para a primeira resposta: um nome, um número de telefone ou email, a idade da criança e o programa. Cada campo a mais faz perder alguns pais.
- Um próximo passo claro em cada página. Um botão principal, como "Marcar aula experimental", no cabeçalho e no fim de cada programa.
- Responda depressa. Os pais contactam muitas vezes várias escolas ao mesmo tempo, e a primeira a dar uma resposta útil tem vantagem. Procure responder no mesmo dia útil e diga às pessoas quando podem esperar notícias suas.
- Guarde os pedidos de informação num só lugar. Mensagens espalhadas por uma caixa de email pessoal, redes sociais e notas em papel perdem-se. Reúna-as numa lista onde possa ver quem já teve resposta, quem veio a uma aula experimental e quem se inscreveu.
- Pergunte como o encontraram. Uma pergunta opcional no formulário mostra-lhe, com o tempo, se as famílias chegam pelo site, por recomendação ou pelas redes sociais.
Domínio, HTTPS e confiança
Um domínio próprio (asuaescola.pt, ou com a terminação do seu país) parece mais sólido do que um subdomínio gratuito de um criador de sites. É mais fácil de dizer ao telefone e de imprimir num folheto, e continua a ser seu se mudar de fornecedor mais tarde. Registe-o em nome da escola, não em nome de um funcionário ou de quem por acaso criou o site, e guarde os dados de acesso num sítio onde a escola os possa encontrar.
Todas as páginas devem carregar por HTTPS, o cadeado na barra de endereço do navegador. Os navegadores avisam os visitantes sobre formulários em páginas que não são seguras, e um formulário de pedido de informação é exatamente onde precisa da confiança deles. A maioria dos alojamentos modernos inclui certificados gratuitos; verifique se o seu é renovado automaticamente.
Os outros sinais de confiança são simples: uma morada completa, um número de telefone que alguém atende, a denominação legal da escola (normalmente no rodapé), fotografias reais e um site visivelmente cuidado.
Idiomas, telemóvel, acessibilidade e velocidade
Idiomas
Se as suas famílias falam mais do que uma língua, se está numa zona bilingue ou numa cidade turística, ou se ensina alunos vindos do estrangeiro, ofereça as páginas principais em cada língua que as suas famílias utilizam. Uma página bem traduzida é melhor do que um botão de tradução automática. Permita que os visitantes mudem de idioma em todas as páginas e mantenha a mesma estrutura em todas as versões.
Primeiro o telemóvel
Muitos pais só vão ver o seu site num telemóvel. Verifique cada página num ecrã pequeno: texto legível sem ampliar, botões suficientemente grandes para tocar, um horário que não fica cortado de lado e um número de telefone à distância de um toque.
Acessibilidade
Um site acessível é mais fácil de utilizar para todos: contraste suficiente entre o texto e o fundo, títulos verdadeiros numa ordem lógica, texto de ligação que diz para onde leva em vez de "clique aqui", descrições nas imagens e formulários com etiquetas visíveis. Não coloque informação importante apenas numa imagem ou num PDF.
Velocidade
As páginas lentas perdem visitantes, sobretudo com dados móveis. Os culpados habituais são fotografias enormes tiradas diretamente da máquina, carrosséis de imagens e plugins pesados. Redimensione e comprima as suas imagens (formatos modernos como o WebP ajudam), mantenha a página inicial leve e teste-a num telemóvel com uma ligação normal.
Ser encontrado no Google: o essencial
Ninguém lhe pode prometer uma posição nos resultados de pesquisa, e deve desconfiar de quem o faça. Mas algumas bases tornam muito mais fácil ao Google perceber o seu site e mostrá-lo às famílias da zona.
- Um título e uma descrição únicos para cada página. O título, com cerca de 50 a 60 caracteres, é a ligação azul nos resultados, por exemplo "Aulas de piano para crianças | Nome da escola, Cidade". A descrição é o texto curto por baixo: escreva-a para um encarregado de educação, não para um robô.
- Títulos claros e texto a sério. Um título principal por página e as palavras que os pais realmente usam: a disciplina, a faixa etária, o bairro ou a cidade.
- Um mapa do site lista as suas páginas para que os motores de pesquisa as encontrem todas. A maioria das plataformas de sites cria um automaticamente. Submeta-o no Google Search Console, que é gratuito e também lhe mostra que pesquisas trazem pessoas ao seu site.
- Os dados estruturados (marcação schema.org) descrevem a sua escola, morada, eventos e perguntas num formato que os motores de pesquisa leem diretamente. As boas plataformas adicionam-nos automaticamente.
- Perfil da Empresa no Google. Para pesquisas locais como "escola de inglês perto de mim", o seu Perfil da Empresa gratuito importa tanto como o site. Preencha-o por completo, escolha categorias corretas, adicione fotografias e o horário de funcionamento, coloque a ligação para o seu site e responda às avaliações.
- Os mesmos dados em todo o lado. Utilize o mesmo nome da escola, a mesma morada e o mesmo número de telefone no site, no Perfil da Empresa, nas redes sociais e nos diretórios locais.
Para além disso, o melhor sinal a longo prazo é um site realmente útil e atual: programas reais, um horário real e páginas que respondem ao que as famílias procuram.
Noções básicas de privacidade e RGPD para sites escolares
Esta secção é informação geral, não aconselhamento jurídico. As regras variam de país para país; para a sua situação concreta, consulte um advogado ou a autoridade nacional de proteção de dados.
- Um aviso de privacidade. Publique uma política de privacidade que indique quem gere o site, que dados os formulários recolhem e porquê, durante quanto tempo os guarda e como as pessoas podem pedir que sejam eliminados. Coloque uma ligação para ela no rodapé e em todos os formulários.
- Formulários que recolhem apenas o necessário. Um primeiro pedido de informação não precisa de data de nascimento, morada ou dados de saúde.
- Um aviso de cookies só se precisar dele. Um site sem ferramentas de análise ou de rastreio publicitário geralmente não precisa de aviso de consentimento para cookies estritamente necessários. Se adicionar o Google Analytics, o Meta Pixel ou semelhantes, peça consentimento antes de serem carregados e torne a recusa tão fácil como a aceitação.
- Fotografias de crianças. Obtenha o consentimento escrito dos pais antes de publicar fotografias ou vídeos em que as crianças possam ser reconhecidas, e retire-os prontamente se o consentimento for retirado. Não coloque o nome completo das crianças junto às fotografias. Imagens de costas, mãos a trabalhar ou uma sala de aula vazia contam muitas vezes a história igualmente bem.
- Conteúdos incorporados. Mapas, vídeos e widgets de redes sociais podem instalar os seus próprios cookies. Carregue-os só depois de um clique, ou inclua-os na sua política de privacidade e no aviso de consentimento.
Erros comuns a evitar
Informação desatualizada.
O horário, os preços ou a equipa do ano passado. O erro mais comum e o mais prejudicial.
Nenhum preço.
Os pais que comparam escolas passam muitas vezes à frente daquela que os obriga a telefonar para saber.
Informação importante apenas num PDF ou numa imagem.
Difícil de ler num telemóvel, invisível para os motores de pesquisa e, normalmente, a primeira coisa a ficar desatualizada.
Apenas um formulário de contacto.
Alguns pais preferem telefonar ou enviar uma mensagem. Mostre também o número de telefone e o email.
Fotografias de banco de imagens.
Modelos sorridentes numa sala de aula genérica não dizem nada aos pais sobre a sua escola.
Texto copiado ou genérico.
Os motores de pesquisa têm poucos motivos para mostrar um texto que já existe noutro sítio, e os pais notam quando uma descrição podia servir para qualquer escola.
Um site sem responsável.
Se ninguém for responsável por mantê-lo atualizado, ninguém o fará.
Redes sociais em vez de um site.
As publicações são ótimas para o dia a dia, mas desaparecem no feed. O horário, os preços e os contactos devem estar numa página que os pais encontram em segundos.
A lista de verificação
Percorra-a antes de publicar e novamente no início de cada período. Vá assinalando as caixas.
Fazê-lo com o Edunation
O Edunation é um software de gestão escolar e inclui um criador de sites para escolas. Foi pensado para o problema descrito acima: o site lê os seus programas, horário, professores, eventos e notícias diretamente do Edunation, por isso, quando muda uma aula ou abre um novo grupo, o site muda também. Os pedidos de informação e de aula experimental feitos no site chegam ao Edunation, junto ao resto do trabalho da sua escola.
É o próprio a configurá-lo: escolha um design, adicione os seus textos e fotografias, ligue o seu próprio domínio e publique nas línguas que as suas famílias falam. HTTPS, mapa do site, títulos de página, dados estruturados e um modelo de política de privacidade estão incluídos, e o aviso de cookies só aparece se adicionar ferramentas de análise.
O site é um extra de um plano Edunation, por €20 por mês ou €200 por ano, e vem incluído no plano Institution. Se só precisar do site, o plano Website custa €20 por mês (€200 por ano). Pode experimentá-lo gratuitamente durante os 14 dias do período experimental.
A Greenfield é uma escola fictícia, por isso pode explorar à vontade.
Perguntas e respostas
Quanto custa o site de uma escola?
Depende sobretudo de pagar a alguém para criar um site à medida ou de usar um criador de sites. Em qualquer dos casos, conte com o nome de domínio (um pequeno valor anual), o alojamento e o tempo necessário para manter o site atualizado, que é muitas vezes o maior custo de todos. Com o Edunation, o site custa €20 por mês como extra, ou €20 por mês no plano Website, se o site for tudo o que precisa.
Quanto tempo demora a criar o site de uma escola?
Com um criador de sites moderno, a parte técnica pode ficar feita num dia. O que leva tempo é o conteúdo: descrições dos programas, preços, fotografias e biografias dos professores. Reúna isso primeiro, com a lista acima, e o site em si fica pronto depressa.
Qual é o mínimo de que uma pequena escola ou clube precisa?
Uma página inicial, programas com idades e preços, um horário, uma página de contacto com formulário e uma política de privacidade. Acrescente uma página da equipa, eventos, notícias e uma galeria quando os conseguir manter atualizados.
Devemos contratar um web designer ou usar um criador de sites?
Um designer faz sentido se precisar de uma imagem distintiva e tiver orçamento para alterações futuras. Para a maioria das pequenas escolas, um criador de sites é mais fácil de manter atualizado, porque a própria equipa o pode atualizar. Seja qual for a escolha, garanta que o domínio pertence à escola e que pode alterar o horário e os preços sem ajuda externa.
Uma página de Facebook ou Instagram é suficiente?
As redes sociais são boas para mostrar o dia a dia da escola, mas as publicações desaparecem no feed e nem todos os pais usam a mesma rede. Um site dá-lhe um endereço permanente para programas, horário, preços e contactos, e é o que o Google mostra na maioria das pesquisas. Utilize ambos e ligue-os entre si.
O site de uma escola precisa de um aviso de cookies?
Em geral, só se o site utilizar cookies que não sejam estritamente necessários, como ferramentas de análise ou píxeis publicitários. Um site sem eles normalmente não precisa de aviso, mas continua a precisar de uma política de privacidade se recolher dados pessoais através de formulários. Esta é informação geral, não aconselhamento jurídico.